Ricezione, ordinamento e instradamento dei lavori in arrivo



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Il problema

L'elaborazione manuale dei file richiede molto tempo ed è un lavoro noioso. Possono essere fatti facilmente degli errori. I lavori arrivano attraverso modalità differenti, quindi gli operatori devono monitorare più canali.


La soluzione Switch

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Switch scarica automaticamente i file dal tuo server FTP o email.

Una volta scaricati i file:

  •     Vengono ordinati automaticamente in base al tipo di file
  •     I lavori compressi vengono automaticamente decompressi
  •     I formati non gestiti in azienda attivano immediatamente una notifica e-mail al cliente



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Benefici

  • Libera gli operatori per gestire lavori più importanti e fornire un migliore servizio ai clienti
  • Riduce gli errori garantendo la coerenza attraverso un processo standardizzato
  • Migliora la comunicazione avvisando gli operatori quando i lavori sono pronti o vengono rilevati problemi


In dettaglio: elementi di flusso e moduli utilizzati per questa soluzione

FTP receive

Questo elemento consente a Switch di scaricare automaticamente i lavori dal proprio server FTP. Switch esegue la scansione di tutte le sottocartelle e rileva i nuovi lavori caricati anche nelle sottocartelle appena create, se i clienti possono crearne di proprie. Ricorda dove ha trovato ogni lavoro, in modo che queste informazioni possano essere utilizzate in seguito per creare un archivio strutturato o inviare notifiche via email alla persona giusta.

Email receive

Switch è anche in grado di leggere e-mail, estrarre gli allegati e spostarli automaticamente nel flusso.

Mentre lo fa, ricorda il contenuto dell'email, incluso il mittente, permettendo di riutilizzare queste informazioni in un secondo momento (ad esempio, inviare conferme o file problematici al cliente).

Submit hierarchy

Questo strumento può monitorare qualsiasi struttura di cartelle nella rete locale e funziona in modo molto simile allo strumento FTP, esegue la scansione delle cartelle, incluse le sottocartelle, per i nuovi lavori e ricorda la loro posizione originale.


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